API-koppeling · bestaande systemen verbinden
CRM koppelen aan je website en boekhouding: van aanvraag tot betaalde factuur zonder overtypen
Een CRM werkt pas als het vanzelf gevuld wordt: elke aanvraag van je website als lead, elke geaccepteerde offerte als factuur in de boekhouding, elke betaling terug als status in het klantdossier. HubSpot, Teamleader en Pipedrive hebben goede API's en veel standaardkoppelingen; OmniTechs bouwt de koppeling wanneer jouw website, formulieren of boekhouding net anders werken dan de standaard verwacht. Zo weet je verkoop wat er betaald is en weet je administratie wat er verkocht is, zonder dat iemand het overtypt.
Door Sina Sadegh Esfahani · Praktijkpagina van OmniTechs uit Groningen; bedragen volgen het actuele prijscontract · Beoordeeld op .
Wat kost een CRM-koppeling laten maken?
Een koppeling tussen CRM en één ander systeem met een gedocumenteerde API spreken we vooraf af als vast bedrag; de calculator op de hoofdpagina API-koppeling toont de vanafprijs voor jouw combinatie en het aantal gegevenssoorten. Daarna is de offerte vast, geen uren achteraf.
Is een van de systemen slecht gedocumenteerd, moeten er eerst documenten of mails worden gelezen, of is onduidelijk welk systeem leidend is, dan starten we met een Solution Sprint van €1.250 excl. btw: daarin testen we de verbinding echt en krijg je een vaste bouwprijs. Terugkerende kosten beperken zich tot hosting van de koppellaag en monitoring in een Care-plan; licenties van de systemen zelf betaal je rechtstreeks aan hun leveranciers.
- Standaardkoppeling: vaste prijs na de calculator en een korte intake
- Onzekere combinatie: Solution Sprint €1.250 excl. btw, daarna vaste offerte
- Terugkerend: hosting van de koppellaag en monitoring via Care
- Eerste beoordeling gratis, binnen één werkdag
Wat beweegt er van en naar je CRM?
De meest gevraagde stromen rond een CRM. Per stroom leggen we vast welk systeem leidend is bij een conflict.
| Gegevens | Richting | Let op |
|---|---|---|
| Aanvragen en formulieren | Website → CRM | Bron en campagne meegeven; toestemming voor opvolging vastleggen |
| Contacten en bedrijven | CRM ↔ boekhouding | Eén klant, één relatienummer; adreswijziging aan één kant leidend |
| Offertes en deals | CRM → boekhouding | Geaccepteerde offerte wordt factuur met dezelfde regels |
| Betaalstatus en openstaande posten | Boekhouding → CRM | Verkoop ziet wie betaald heeft zonder in de boekhouding te kijken |
| Afspraken en taken | Website of planning → CRM | Boekingen als activiteit op het contact |
Standaardkoppeling of maatwerk?
HubSpot, Teamleader en Pipedrive hebben marktplaatsen met honderden standaardkoppelingen, en koppeldiensten verbinden CRM en boekhouding tegen een maandbedrag. Kies die als je formulieren standaard zijn en je factuur geen eigen regels heeft. Maatwerk loont bij een eigen website of portaal met eigen formulieren, bij regels over wie welke lead krijgt, bij een boekhouding die niet in de standaardlijst staat, of als je precies wilt bepalen welke gegevens je CRM verlaten.
Hoe een CRM koppeling technisch werkt
Een website stuurt elke aanvraag via een webhook of API-aanroep naar het CRM, met bron, pagina en campagne erbij; het CRM maakt of verrijkt het contact en start een opvolgtaak. Richting boekhouding werkt het andersom: een deal die op gewonnen gaat, wordt via de API een factuur, en de betaalstatus komt via een geplande synchronisatie terug. Als het CRM tijdelijk niet bereikbaar is, blijven aanvragen in een wachtrij; niets gaat verloren en niemand hoeft het formulier opnieuw in te vullen.
Wat je vooraf klaarzet
Beheerderstoegang tot je CRM om een app of API-sleutel aan te maken, een lijst van je formulieren met de velden die ze verzamelen, de pijplijnfasen die een actie moeten starten, en je cookie- en toestemmingsinstellingen voor het volgen van bezoekers. De gratis mapping-tool op de hoofdpagina helpt bij het naast elkaar leggen van velden.
Zo verloopt het
Dag 1: gratis beoordeling van CRM, website en boekhouding. Week 1: veldmapping en afspraken over leidende systemen en toestemming. Week 2 tot 3: bouw, test met echte aanvragen in een testomgeving, livegang. Daarna monitoring via een Care-plan.
Wat je mag verwachten
- Eerste beoordeling binnen één werkdag, gratis
- Veldmapping als document dat je zelf kunt nalopen, met de gratis mapping-tool op de hoofdpagina
- Testen met echte gegevens in een testadministratie voordat de koppeling live gaat
- Foutmeldingen die iemand in je team begrijpt, met een eigenaar en een herhaalpoging
- Code, mapping en documentatie zijn van jou; beheer via Care of in eigen hand
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt een CRM-koppeling met mijn website?
Formulieren naar het CRM staan vaak binnen een week; met boekhouding erbij reken je op twee tot drie weken, inclusief testen. De datum staat in de offerte.
Wat gebeurt er als mijn website of CRM tijdelijk offline is?
Aanvragen blijven in een wachtrij en worden verwerkt zodra het systeem terug is; na herhaalde fouten krijgt een afgesproken persoon een melding.
Kan ik bestaande aanvragen achteraf nog in het CRM importeren?
Ja, een eenmalige import van historische aanvragen of klanten nemen we mee in de koppeling, met ontdubbeling op e-mail of bedrijfsnaam.
Hoe voorkom ik dat bezoekers worden gevolgd die dat niet willen?
De koppeling verstuurt alleen wat iemand zelf in een formulier invult; bezoekgedrag koppelen we alleen na toestemming via je cookiebanner.
Kan ik meerdere websites aan hetzelfde CRM koppelen?
Ja. Elke website krijgt een eigen bron, zodat je in het CRM ziet waar een aanvraag vandaan komt.
Welk CRM gebruik je, en wat moet erin of eruit?
Stuur de naam van je CRM, je website en je boekhoudpakket en welke stap nu met de hand gaat. Binnen één werkdag hoor je of een standaardkoppeling volstaat of maatwerk loont, en wat het kost.