API-koppeling · bestaande systemen verbinden
Exact Online koppeling laten maken: orders, relaties en facturen zonder overtypen
Exact Online is het meest gevraagde boekhoudpakket in onze koppelingen: orders uit een webshop als verkoopboeking, relaties uit een CRM als debiteur, betalingen terug naar een portaal. Voor veelvoorkomende combinaties bestaat een standaardconnector in de Exact App Store; zodra je eigen regels, een eigen portaal of meerdere administraties in beeld komen, bouwt OmniTechs een koppeling op de Exact Online REST API, met vastgelegde velden, foutafhandeling en beheer. Stuur de namen van beide systemen; de eerste beoordeling is gratis.
Door Sina Sadegh Esfahani · Praktijkpagina van OmniTechs uit Groningen; bedragen volgen het actuele prijscontract · Beoordeeld op .
Wat kost een Exact Online-koppeling laten maken?
Een koppeling tussen Exact Online en één ander systeem met een gedocumenteerde API spreken we vooraf af als vast bedrag; de calculator op de hoofdpagina API-koppeling toont de vanafprijs voor jouw combinatie en het aantal gegevenssoorten. Daarna is de offerte vast, geen uren achteraf.
Is een van de systemen slecht gedocumenteerd, moeten er eerst documenten of mails worden gelezen, of is onduidelijk welk systeem leidend is, dan starten we met een Solution Sprint van €1.250 excl. btw: daarin testen we de verbinding echt en krijg je een vaste bouwprijs. Terugkerende kosten beperken zich tot hosting van de koppellaag en monitoring in een Care-plan; licenties van de systemen zelf betaal je rechtstreeks aan hun leveranciers.
- Standaardkoppeling: vaste prijs na de calculator en een korte intake
- Onzekere combinatie: Solution Sprint €1.250 excl. btw, daarna vaste offerte
- Terugkerend: hosting van de koppellaag en monitoring via Care
- Eerste beoordeling gratis, binnen één werkdag
Wat beweegt er van en naar Exact Online?
De meest gevraagde gegevensstromen en wat we daarbij vastleggen. Welk systeem leidend is, bepaal jij; wij leggen het vast.
| Gegevens | Richting | Let op |
|---|---|---|
| Relaties (debiteuren, crediteuren) | CRM of webshop → Exact | Eén klant mag niet twee keer ontstaan: matchen op e-mail, KvK of klantnummer |
| Verkooporders en -facturen | Webshop of portaal → Exact | Artikel moet eerst bestaan; btw-code en grootboek per productgroep |
| Betaalstatus | Exact → portaal of CRM | Bankmutaties worden in Exact gematcht; de koppeling leest de status terug |
| Artikelen en prijzen | Exact → webshop | Welke prijslijst en welke voorraadlocatie leidend is |
| Projecten en uren | Urenregistratie → Exact Projecten | Alleen bij Exact-abonnementen met projectadministratie |
Standaardconnector of maatwerk?
De Exact App Store biedt connectors voor WooCommerce, Shopify, HubSpot, Mollie en veel andere systemen tegen een vast bedrag per maand. Kies die als je proces erin past: één administratie, standaard btw, geen eigen regels. Maatwerk loont als je een eigen portaal of webapplicatie koppelt, meerdere administraties voert, gegevens wilt verrijken of valideren voordat ze geboekt worden, of een systeem koppelt waar geen connector voor is. Vaak is de slimste route: een connector voor het standaarddeel en een kleine maatwerklaag voor jouw uitzondering.
Hoe een Exact Online koppeling technisch werkt
Exact Online stelt een REST API beschikbaar waarop je per administratie toegang geeft via OAuth 2.0: jij autoriseert de koppeling eenmalig in Exact, de koppeling vernieuwt daarna zelf haar toegang. Exact hanteert limieten op het aantal aanroepen per app; een goede koppeling bundelt verzoeken en werkt met wijzigingen sinds de vorige run in plaats van alles opnieuw op te halen. Gegevens hangen van elkaar af: eerst de relatie, dan het artikel, dan pas de order of factuur. Die volgorde en de foutafhandeling eromheen zijn het echte werk van een koppeling.
Wat je vooraf klaarzet
Een Exact Online-abonnement met API-toegang (niet elk pakket heeft dat), een testadministratie of een afspraak over testen in de echte administratie, de btw-codes en grootboekrekeningen per productgroep, en één persoon die mag zeggen welk systeem leidend is bij een conflict. Met de gratis mapping-tool op de hoofdpagina zet je de velden alvast naast elkaar.
Zo verloopt het
Dag 1: gratis beoordeling van systemen en gegevensstromen. Week 1: veldmapping, btw- en grootboekafspraken, test in de testadministratie. Week 2 tot 4: bouw, testen met echte orders, foutmeldingen en herhaalpogingen inregelen, livegang. Daarna monitoring via een Care-plan of overdracht van code en documentatie aan je eigen beheerder.
Wat je mag verwachten
- Eerste beoordeling binnen één werkdag, gratis
- Veldmapping als document dat je zelf kunt nalopen, met de gratis mapping-tool op de hoofdpagina
- Testen met echte gegevens in een testadministratie voordat de koppeling live gaat
- Foutmeldingen die iemand in je team begrijpt, met een eigenaar en een herhaalpoging
- Code, mapping en documentatie zijn van jou; beheer via Care of in eigen hand
Veelgestelde vragen
Heb ik een speciaal Exact Online-abonnement nodig voor een koppeling?
Ja, API-toegang zit niet in elk Exact Online-pakket. We controleren in de eerste beoordeling welk abonnement je hebt en of een upgrade nodig is; dat is een licentiekwestie bij Exact, geen onderdeel van onze offerte.
Hoe lang duurt een Exact Online koppeling?
Een eenrichtingskoppeling tussen twee gedocumenteerde systemen staat meestal binnen twee tot vier weken live, inclusief testen in een testadministratie. Tweerichtingsverkeer of meerdere administraties duurt langer; de datum staat in de offerte.
Kan ik ook meerdere administraties koppelen?
Ja. Per administratie wordt de koppeling apart geautoriseerd; de regels welke order in welke administratie landt, leggen we in de mapping vast.
Wat gebeurt er als Exact een order weigert?
De koppeling probeert het later opnieuw en meldt na herhaalde fouten wat er mis is, in gewone taal: ontbrekende btw-code, onbekend artikel, dubbele relatie. Niets verdwijnt stilletjes.
Kunnen jullie een bestaande Exact-koppeling overnemen?
Ja, na een gratis beoordeling van de code en de autorisaties. Daarna krijg je te horen wat overnemen kost en wat eerst moet worden opgeruimd.
Welk systeem moet met Exact Online praten?
Stuur de naam van het andere systeem, welke gegevens moeten bewegen en hoeveel administraties je voert. Binnen één werkdag hoor je of een connector volstaat of maatwerk loont, en wat het kost.