API-koppeling · bestaande systemen verbinden
Shopify koppelen aan je boekhouding, voorraad of ERP: orders boeken zonder dubbel werk
Zodra je meer dan een paar keer per week iets overtypt tussen Shopify en je administratie, loont een koppeling. De eenvoudige gevallen dekt een app uit de Shopify App Store: bestellingen naar Exact Online, Moneybird of e-Boekhouden tegen een maandbedrag. Maatwerk komt in beeld bij voorraad over meerdere kanalen, een eigen ERP of magazijn, buitenlandse btw, bundels of eigen regels voor wie welke factuur krijgt. OmniTechs bouwt dan op de Shopify Admin API en webhooks, met een afstemmingsronde zodat niets stilletjes ontbreekt.
Door Sina Sadegh Esfahani · Praktijkpagina van OmniTechs uit Groningen; bedragen volgen het actuele prijscontract · Beoordeeld op .
Wat kost een Shopify-koppeling laten maken?
Een koppeling tussen Shopify en één ander systeem met een gedocumenteerde API spreken we vooraf af als vast bedrag; de calculator op de hoofdpagina API-koppeling toont de vanafprijs voor jouw combinatie en het aantal gegevenssoorten. Daarna is de offerte vast, geen uren achteraf.
Is een van de systemen slecht gedocumenteerd, moeten er eerst documenten of mails worden gelezen, of is onduidelijk welk systeem leidend is, dan starten we met een Solution Sprint van €1.250 excl. btw: daarin testen we de verbinding echt en krijg je een vaste bouwprijs. Terugkerende kosten beperken zich tot hosting van de koppellaag en monitoring in een Care-plan; licenties van de systemen zelf betaal je rechtstreeks aan hun leveranciers.
- Standaardkoppeling: vaste prijs na de calculator en een korte intake
- Onzekere combinatie: Solution Sprint €1.250 excl. btw, daarna vaste offerte
- Terugkerend: hosting van de koppellaag en monitoring via Care
- Eerste beoordeling gratis, binnen één werkdag
Wat beweegt er van en naar Shopify?
Begin met de stroom die nu de meeste tijd kost, meestal bestellingen naar de boekhouding. Voorraad en prijzen volgen pas als duidelijk is welk systeem leidend is.
| Gegevens | Richting | Let op |
|---|---|---|
| Bestellingen | Shopify → boekhouding of ERP | Kortingscodes, verzendkosten en btw per land op de juiste rekening |
| Retouren en terugbetalingen | Shopify → boekhouding | Creditnota die naar de oorspronkelijke boeking verwijst |
| Betalingen (Shopify Payments, Mollie) | Betaalprovider → boekhouding | Uitbetalingen en transactiekosten apart boeken |
| Voorraad | ERP of magazijn → Shopify | Eén leidende voorraad; meerdere kanalen vragen een verdeelregel |
| Producten en prijzen | ERP → Shopify | Varianten en bundels matchen op artikelcode of SKU |
Shopify-app of maatwerk?
Een app uit de App Store is de juiste keuze bij één kanaal, standaard btw en een boekhoudpakket met een bestaande koppeling. Maatwerk loont als je voorraad over Shopify, bol en een fysieke winkel verdeelt, een eigen ERP of magazijnsysteem leidend is, internationaal verkoopt met OSS-btw, of als de app je dwingt tot boekingen die je accountant niet wil. Vaak combineren we: de app voor de standaardboeking, maatwerk voor de uitzonderingen.
Hoe een Shopify koppeling technisch werkt
Shopify biedt een Admin API en webhooks: bij elke nieuwe bestelling, retour of voorraadwijziging stuurt Shopify direct een bericht naar de koppeling. Elk webhookbericht is ondertekend, zodat de koppeling kan controleren dat het echt van Shopify komt, en draagt een uniek kenmerk zodat een dubbel bezorgd bericht niet twee keer wordt geboekt. Shopify begrenst het aantal API-aanroepen per winkel; daarom combineren we webhooks voor snelheid met een dagelijkse afstemmingsronde die controleert of alles is aangekomen.
Wat je vooraf klaarzet
Toegang tot je Shopify-beheer om een app met de juiste rechten aan te maken, de btw-instellingen per land, de grootboekrekeningen voor omzet, verzendkosten en kortingen, en een besluit welk systeem leidend is voor voorraad en prijzen. De gratis mapping-tool op de hoofdpagina helpt bij het naast elkaar leggen van de velden.
Zo verloopt het
Dag 1: gratis beoordeling van kanalen, boekhoudpakket en uitzonderingen. Week 1: veldmapping, btw- en grootboekafspraken. Week 2 tot 4: bouw, test met echte bestellingen in een testadministratie, afstemmingsronde inregelen, livegang. Daarna monitoring via een Care-plan.
Wat je mag verwachten
- Eerste beoordeling binnen één werkdag, gratis
- Veldmapping als document dat je zelf kunt nalopen, met de gratis mapping-tool op de hoofdpagina
- Testen met echte gegevens in een testadministratie voordat de koppeling live gaat
- Foutmeldingen die iemand in je team begrijpt, met een eigenaar en een herhaalpoging
- Code, mapping en documentatie zijn van jou; beheer via Care of in eigen hand
Veelgestelde vragen
Kan ik Shopify koppelen aan AFAS of Exact Online?
Ja. Voor Exact Online bestaan apps in de App Store die voor standaardgevallen volstaan; voor AFAS en voor eigen regels bouwen we de koppeling op de Shopify Admin API en de API van je boekhouding.
Is de koppeling realtime of op een vast moment?
Beide: webhooks verwerken een bestelling binnen seconden, een dagelijkse afstemmingsronde controleert of alles is aangekomen en herstelt wat gemist is.
Hoe gaan jullie om met Shopify Payments, Mollie en uitbetalingen?
Bestellingen worden geboekt op orderniveau; uitbetalingen en transactiekosten van de betaalprovider boeken we apart, zodat je accountant kan afletteren.
Wat gebeurt er als de koppeling uitvalt?
Berichten blijven in een wachtrij en worden later verwerkt; na herhaalde fouten krijgt een afgesproken persoon een melding in gewone taal.
Moet ik rekening houden met de AVG?
Ja. Klantgegevens gaan alleen naar systemen die ze nodig hebben, versleuteld, en we leggen in een verwerkersafspraak vast wat de koppeling bewaart en hoe lang.
Welk systeem moet met je Shopify-winkel praten?
Stuur de naam van je boekhoudpakket of ERP, het aantal bestellingen per maand en of je meerdere kanalen hebt. Binnen één werkdag hoor je of een app volstaat of maatwerk loont, en wat het kost.