Een aangevraagde aankoop is nog niet goedgekeurd, een bestelling is nog niet ontvangen en een ontvangen doos is nog niet inhoudelijk akkoord. Teken deze momenten als afzonderlijke stappen met eigen bewijs en eigenaar.
Download het invulbare werkblad in CSV. Open het lokaal als UTF-8 met een komma als scheidingsteken en vervang de voorbeeldwaarden door je eigen gegevens.
1. Baken de inkoopzaak af
Start bij een vastgelegde behoefte en eindig bij geaccepteerde ontvangst of een afgehandelde afwijking. Contractstrategie en betaling kunnen aparte processen zijn. Geef de zaak één nummer dat aanvraag, akkoord, bestelling en ontvangst verbindt.
2. Gebruik banen voor verantwoordelijkheden
Maak banen voor aanvrager, budgethouder, inkoper en ontvanger. Zet een stap waar de beslissing werkelijk ligt. Daarmee wordt zichtbaar wanneer iemand tegelijk aanvraagt en goedkeurt en of dat past bij de afgesproken bevoegdheid.
3. Scheid behoefte en budgetakkoord
De aanvraag beschrijft wat nodig is, waarom en wanneer. De budgethouder beoordeelt bedrag en bevoegdheid. Een afwijzing eindigt met reden; ontbrekende informatie loopt terug naar de aanvrager.
4. Maak bestellen een eigen handeling
Na akkoord kiest de inkoper de toegestane leverancier en legt artikel, aantal, prijsbasis en leverafspraak vast. Alleen een goedgekeurde aanvraag mag naar bestelling. Een mondeling akkoord zonder dossier blijft een open controlepunt.
5. Controleer ontvangst en afwijkingen
De ontvanger vergelijkt geleverd aantal, type en zichtbare staat met de bestelling. Tekort, schade of verkeerd artikel gaat naar een afwijkingspad en mag niet stil als volledig ontvangen worden gemarkeerd. De factuurcontrole vergelijkt daarna bestelregel, geaccepteerde ontvangst en factuurregel als drie afzonderlijke bewijzen.
6. Werkvoorbeeld met aantallen
Een fictieve bestelling vraagt tien kabelsets tegen de vooraf goedgekeurde stukprijs P. De bestelbasis is 10 × P; vul P in vanuit de eigen akkoordversie, niet vanuit dit voorbeeld. Er komen acht juiste sets, één verkeerd type en één ontbrekende set. Acht akkoord plus één verkeerd plus één ontbrekend is tien. De ontvangststatus blijft gedeeltelijk; alleen acht sets met een bestelbasis van 8 × P mogen als geaccepteerd worden geregistreerd.
| Stap | Bewijs | Voorbeelduitkomst | Vervolg |
|---|---|---|---|
| aanvraag | aanvraag I-240 | tien sets nodig | naar budgethouder |
| akkoord | akkoord A-07 | tien sets tegen goedgekeurde stukprijs P | naar inkoper |
| bestelling | order B-91 | tien sets tegen stukprijs P | ontvangst afwachten |
| telling | ontvangst O-12 | negen fysiek aanwezig | één ontbrekend registreren |
| typecontrole | foto en artikelcode | acht juist, één verkeerd | twee afwijkingen open |
| oplossing | leveranciersreactie | credit/nalevering nog open | niet volledig ontvangen |
| factuurcontrole | factuur F-18 | tien sets tegen afwijkende stukprijs Q | blokkeren: prijs én hoeveelheid wijken af |
| afsluiting | gekoppelde bewijzen | nog niet compleet | geen eindakkoord |
De factuur gebruikt stukprijs Q terwijl P is afgesproken en omvat twee nog niet geaccepteerde sets. De controle moet beide verschillen apart zichtbaar maken; het factuurtotaal 10 × Q is geen bewijs dat de geaccepteerde ontvangst van acht sets correct wordt afgerekend. Hij wordt daarom niet stil aangepast of volledig goedgekeurd. De inkoper vraagt een gecorrigeerde factuur of aantoonbare oplossing; de budgethouder beslist opnieuw als de prijsbasis werkelijk verandert.
7. Test het diagram en wijs vervolg toe
Loop een normale aankoop, een budgetafwijzing, een ontvangstverschil en een factuurverschil door. Stop wanneer bewijs ontbreekt, een beslissing geen eigenaar heeft, een afwijking als volledig ontvangen wordt gemarkeerd of betaling kan starten vóór de afgesproken drie-wegcontrole. Voor automatisering is bedrijfsprocessen automatiseren de bestaande route; voor de algemene tekentaak processen in kaart brengen. Dit blad geeft een proces- en testmodel, geen juridisch of boekhoudkundig advies.