Een verkoopproces is meer dan aanvraag, offerte en gewonnen. Tussen die woorden zitten beslissingen, ontbrekende informatie en een overdracht naar uitvoering. Teken elke stap met een eigenaar, invoer, uitkomst en foutpad.
Download het invulbare werkblad in CSV. Open het lokaal als UTF-8 met een komma als scheidingsteken en vervang de voorbeeldwaarden door je eigen gegevens.
1. Kies begin en einde
Begin bij een ontvangen aanvraag en eindig pas wanneer uitvoering een compleet, akkoord bevonden dossier heeft. Marketing en levering mogen aangrenzen, maar krijgen een eigen proces. Zo blijft zichtbaar wat verkoop werkelijk moet opleveren.
2. Zet rollen in banen
Gebruik banen voor aanvrager, verkoop, inhoudelijk beoordelaar en uitvoering. Een stap staat in de baan van degene die hem afrondt. Een pijl tussen banen is een overdracht en vraagt om een controleerbare set gegevens.
3. Teken beslissingen als vragen
Schrijf in een beslispunt een vraag met uitkomsten, bijvoorbeeld: is de vraag compleet, past hij binnen het aanbod en is akkoord vastgelegd? Geef elke uitgaande pijl een label. Een afwijzing of verzoek om aanvulling hoort zichtbaar terug te lopen.
4. Scheid offerte van akkoord
Een verstuurde offerte is geen klantakkoord. Noteer wie de versie beheert, welke geldigheidsduur geldt en welk bewijs als akkoord telt. Wijzigingen na akkoord krijgen een nieuwe revisie of wijzigingsbesluit.
5. Definieer het overdrachtspakket
Leg minimaal aanvraag-ID, contactrol, goedgekeurde scope, uitzonderingen, planning, prijsbasis en akkoordversie vast. Uitvoering accepteert of wijst het pakket af met reden. De acceptatieregel is concreet: ieder verplicht veld is gevuld, de akkoordversie komt overeen met het aangeboden document en elk open punt heeft eigenaar en datum. Voor het verbeteren van de offerteketen is offerteproces automatiseren de bestaande eigenaar.
6. Werkvoorbeeld met terugloop
Het werkblad bevat deze volledige fictieve stroom:
| Stap | Eigenaar | Uitkomst vooruit | Uitzondering |
|---|---|---|---|
| V01 aanvraag registreren | verkoop | dossier en aanvraag-ID | onleesbaar verzoek terug |
| V02 compleet? | verkoop | naar aanbodstoets | ontbrekende locatie terugvragen |
| V03 binnen aanbod? | beoordelaar | scope voor offerte | gemotiveerd afwijzen |
| V04 offerte vrijgeven | verkoop | versie O-03 versturen | interne fout herstellen |
| V05 klant akkoord? | klant | akkoordbewijs vastleggen | wijzigingsvraag naar V03 |
| V06 pakket bouwen | verkoop | zeven verplichte velden gevuld | open veld aanvullen |
| V07 uitvoerbaar? | uitvoering | pakket accepteren | terug naar V06 met reden |
| V08 start bevestigen | uitvoering | zaak overgedragen | blokkade met eigenaar |
Loop eerst het normale pad V01 tot en met V08. Loop daarna twee uitzonderingen afzonderlijk: bij V02 ontbreekt de locatie, dus verkoop vraagt aanvulling en hervat pas met hetzelfde aanvraag-ID; bij V03 valt de vraag buiten het aanbod, dus verkoop registreert een gemotiveerde afwijzing en er komt geen offerte. Een wijzigingsvraag na O-03 keert terug naar V03 en krijgt een nieuwe versie; hij wordt niet onder het oude akkoord uitgevoerd.
7. Controleer en kies vervolg
Loop één normale, één onvolledige en één afgewezen aanvraag door. Controleer per overdracht aanvraag-ID, invoervelden, uitkomst, eigenaar en bewijs. Stop wanneer een pijl geen eigenaar heeft, akkoord niet aantoonbaar is, een afwijzing toch een offerte produceert of uitvoering zelf verkoopinformatie moet raden. Voor een bredere inventarisatie gebruik je processen in kaart brengen. Het ingevulde werkblad is een tekenspecificatie en testscript, geen bewijs dat het proces al is ingevoerd.