Gratis template · Word en Excel
Een procesbeschrijving-voorbeeld dat je zelf invult.
Een blanco procesbeschrijving met stappen, eigenaar, start en einde, uitzonderingen en een SIPOC-blad. Het template legt vast wat je al weet. Wat niemand opschreef, vind je alleen op de vloer.
Door Sina Esfahani · Gratis template, geen account. · Bijgewerkt op .
Gratis downloaden
Geen account. Word om te printen of te delen; Excel om stappen en SIPOC naast elkaar te houden.
- Download Word
WordPrintbaar A4 met stappen, SIPOC en vier toetsvragen.
- Download Excel
ExcelBlad Procesbeschrijving, blad SIPOC, blad Voorbeeld.
Hoe maak ik een goede procesbeschrijving?
Een goede procesbeschrijving heeft een eigenaar, een begin, een einde, de stappen daartussen en de omwegen die iedereen kent maar niemand opschrijft. Zonder die omweg beschrijf je de bedoelde route, niet de route van vanochtend.
Begin met één proces, niet met het hele bedrijf. Kies het werk dat het vaakst vastloopt of het vaakst wordt overgetypt. Beschrijf wat er gebeurt, niet wat er zou moeten gebeuren.
Voorbeeld
Kun je een voorbeeld geven van een procesbeschrijving?
Het tweede tabblad van de Excel is een ingevuld voorbeeld: van storing tot ondertekende werkbon, in drie stappen. Het is een illustratie, geen klantcase. Gebruik het om te zien hoe kort een bruikbare beschrijving mag zijn.
- Start: de klant belt of mailt een storing.
- Stap: de planner zet de melding in de planning; de monteur vult de werkbon in; administratie neemt uren over.
- Einde: de ondertekende werkbon is gescand.
- Uitzondering: geen handtekening? Foto van de meterstand, niet raden.
Wat zijn de vier belangrijkste kenmerken van processen?
De template toetst vier dingen. Als één ervan ontbreekt, is de beschrijving nog geen proces — het is een takenlijst.
- Een duidelijk begin en einde.
- Een eigenaar die mag beslissen als het anders loopt.
- Elke stap levert iets op waar de volgende stap mee verder kan.
- De omweg staat erbij, niet alleen de bedoelde route.
Wat het template niet kan
Het template legt vast wat mensen zich herinneren. Twee tot drie weken meewerken op de vloer haalt de uitzonderingen op die niemand opschreef. Neem die stap alleen wanneer een uur uitleg het proces niet rond krijgt. Het onderzoekstarief staat op de onderzoekspagina.
Veelgestelde vragen over de procesbeschrijving
Hoe breng je processen in kaart?
Kies één proces, beschrijf begin, einde, stappen, eigenaar en omwegen, en toets of iemand die er niet bij was de route kan volgen. Het template op deze pagina is die set velden. Wat je niet weet, vind je alleen door het werk zelf te doen.
Hoe maak ik een goede procesbeschrijving?
Kort, in gewone taal, met uitzonderingen. Interne codes en wensroutes horen er niet in. Als de beschrijving langer wordt dan één A4, splits je het proces.
Kun je een voorbeeld geven van een procesbeschrijving?
Ja. Het Excel-tabblad Voorbeeld beschrijft een cv-storing tot ondertekende werkbon. Het is een illustratie om de velden te zien, geen klantproject.
Wat zijn de 4 belangrijkste kenmerken van processen?
Begin en einde, een eigenaar, een overdracht tussen stappen, en de omweg. Die vier staan als toetsvragen in de template.
Hoe kan ik processen automatiseren?
Pas nadat de huidige route inclusief uitzonderingen zichtbaar is. Automatiseren van de bedoelde route maakt de omweg duurder. De automatiseringspagina legt die volgorde uit.
Lukt het niet om het proces in een uur uit te leggen?
Dan is het template niet het probleem. Dan ontbreekt het overzicht dat alleen ontstaat als iemand het werk zelf doet.