Processchema
Een processchema maken kan zonder Visio.
Een processchema is een tekening van wat er gebeurt: vakjes voor stappen, ruitjes voor keuzes, pijlen voor de volgorde. Voor een eenvoudig, leesbaar werkschema kun je met vier vormen beginnen. De software is bijna nooit het probleem — de ontbrekende omweg wel.
Door Sina Esfahani · Uitleg en voorbeeld, geen klantcase. · Bijgewerkt op .
Wat is een processchema?
Een processchema — ook stroomschema, stroomdiagram of flowchart genoemd — tekent de volgorde van stappen in één proces. Elke stap is een vakje, elke keuze een ruitje, elke pijl een overdracht naar de volgende stap. Het verschil met een procesbeschrijving is alleen de vorm: dezelfde inhoud, maar zichtbaar in plaats van leesbaar.
Een processchema maken heeft pas zin als je weet wát je tekent. Wie met de symbolen begint, tekent de bedoelde route en mist de omweg die het werk in de praktijk kost. Schrijf de stappen eerst in gewone zinnen op; het schema is de laatste stap, niet de eerste.
Stappenplan
Hoe maak ik een processchema?
Vier stappen, in deze volgorde. De derde is de stap die de meeste schema's overslaan en waar ze daarna op stuklopen.
- Bepaal begin en einde. Wat is de gebeurtenis die het proces start, en wat ligt er als het klaar is? Zonder die twee grenzen groeit het schema door tot het hele bedrijf erin staat.
- Schrijf de stappen als zinnen, nog zonder vormen. Eén regel per stap, werkwoord vooraan: melding opnemen, rit inplannen, klus uitvoeren, werkbon aftekenen.
- Voeg de omwegen toe. Wat gebeurt er als de klant niet thuis is, het onderdeel ontbreekt of niemand kan tekenen? Iedere 'tenzij' is een ruitje.
- Teken het pas dan. Vakjes onder elkaar, pijlen ertussen, ruitjes waar het splitst. Als het niet op één A4 past, teken je twee processen in plaats van één.
Processchema symbolen: begin met vier vormen
De officiële notatie kent meer symbolen. Voor een eenvoudig schema dat collega's direct moeten kunnen lezen, is beginnen met vier vormen een praktische keuze. Voeg pas een ander symbool toe als het onderscheid voor de lezer nodig is.
Gebruik de symbolen consequent en zet in elk vakje een werkwoord. Een vakje met alleen een zelfstandig naamwoord — 'offerte', 'planning' — beschrijft een document, geen stap.
- Afgeronde rechthoek: start en einde. Precies één van elk per schema.
- Rechthoek: een stap die iemand uitvoert.
- Ruit: een keuze met twee uitgangen, allebei gelabeld met ja of nee.
- Pijl: de volgorde. Een stap zonder uitgaande pijl is een doodlopende route en bijna altijd een fout.
Processchema maken in Word, Excel of op papier
In Word maak je een schema via Invoegen, Vormen of SmartArt: kies de stroomdiagramvormen, plaats ze onder elkaar en verbind ze met pijlen. In Excel werkt dezelfde route, met het voordeel dat je stappen in cellen kunt bijhouden en het schema ernaast zet. Beide zijn genoeg voor een proces van tien stappen.
Visio, Lucidchart, Miro of Canva doen het netter en zijn nooit noodzakelijk. Een online stroomschema-maker levert een mooier plaatje van hetzelfde onvolledige proces. Wie op papier begint en pas overtypt als de stappen kloppen, is meestal sneller klaar.
Bewaar het schema waar het proces zelf leeft, niet in een map die alleen jij opent. Een processchema dat niemand tegenkomt tijdens het werk, veroudert binnen een maand.
Voorbeeld processchema: van storing tot factuur
Dit is een illustratie voor een cv-storing, geen klantproject. Het laat zien hoe kort een bruikbaar schema mag zijn: vijf stappen, één keuze, één uitzondering.
- Start: klant meldt een storing.
- Stap: planner neemt de melding op en plant een rit.
- Stap: monteur voert de klus uit en vult de werkbon in.
- Keuze: is de klant aanwezig om te tekenen? Nee → foto van de meterstand en later laten aftekenen. Ja → handtekening op de bon.
- Stap: administratie neemt uren en materialen over. Einde: factuur verstuurd.
Controleblad
Controleer iedere keuze en uitzondering
Schrijf in elk ruitje één vraag waarop de uitgaande pijlen samen een volledig antwoord geven. Bij een ja-of-neevraag moeten beide pijlen zichtbaar en gelabeld zijn. Een pijl met alleen ‘anders’ verbergt welke voorwaarde geldt.
Leg per keuze vijf onderdelen vast: de vraag, de ja-route, de nee-route, de eigenaar van de uitzondering en het punt waar de route terugkeert. In het fictieve storingsproces is de vraag ‘Is de klant aanwezig om te tekenen?’. Ja leidt naar de opgeslagen handtekening; nee naar een vastgelegde meterstand en een later bevestigingsverzoek. De monteur blijft eigenaar tot de overdracht aan administratie.
Loop daarna drie routes: de normale route, de nee-route en een foutpad waarin bewijs ontbreekt. Elke route moet eindigen in een benoemde status. Een doodlopende pijl, een keuze zonder eigenaar of een uitzondering die alleen mondeling bestaat, blijft open.
- Normale route: de gevraagde uitkomst en het bewijs zijn aanwezig; markeer het benoemde einde.
- Nee-route: de alternatieve handeling, eigenaar en terugkeer naar het hoofdproces zijn zichtbaar.
- Foutpad: ontbrekend bewijs blokkeert de overdracht en gaat met een reden terug naar de uitvoerder.
Download het controleblad voor keuzes en uitzonderingen (CSV)
Wanneer het schema niet meer klopt
Een processchema legt vast wat mensen zich herinneren. Zodra het schema en de werkdag uit elkaar lopen — en dat merk je aan de zin 'ja, maar zo doen we het eigenlijk niet meer' — is er geen betere tekening nodig maar betere waarneming.
Twee tot drie weken meewerken op de vloer haalt de uitzonderingen op die niemand opschreef. Neem die stap alleen wanneer een uur uitleg het proces niet rond krijgt.
Veelgestelde vragen over het processchema
Hoe maak ik een processchema?
Bepaal begin en einde, schrijf de stappen als zinnen, voeg de uitzonderingen toe en teken het pas daarna. Vier symbolen volstaan: start en einde, stap, keuze en pijl.
Hoe maak ik een schema in Word?
Via Invoegen, Vormen of SmartArt. Kies de stroomdiagramvormen, plaats de stappen onder elkaar en verbind ze met pijlen. Voor een proces van tien stappen is dat genoeg; Visio is niet nodig.
Hoe maak ik een stroomschema in Excel?
Dezelfde route als in Word: Invoegen, Vormen. Het voordeel van Excel is dat je de stappen als regels in een blad kunt bijhouden en het schema ernaast tekent, zodat tekst en tekening niet uit elkaar lopen.
Hoe kan ik zelf een flowchart maken zonder software?
Op papier of met plakbriefjes op een muur. Eén briefje per stap, verplaatsbaar tot de volgorde klopt. Overtypen doe je pas als niemand meer een briefje verschuift.
Wat is het verschil tussen een processchema en een procesbeschrijving?
Alleen de vorm. Een procesbeschrijving is dezelfde inhoud in zinnen, met eigenaar, uitzonderingen en toetsvragen erbij. De gratis template bevat beide.
Het schema is af. Klopt het met vanochtend?
Als de vakjes de bedoelde route tekenen en de omweg buiten het schema blijft, is het tekenen klaar en het onderzoek niet.