Gratis template · geen account
Gratis werkbon-template in PDF, Word en Excel.
Een blanco werkbon met de velden die installatie- en servicebedrijven op locatie invullen: melding, werkzaamheden, uren, materialen, akkoord en handtekening. Kies het formaat dat bij de bus of het kantoor past.
Door Sina Esfahani · Gratis template, geen account. · Bijgewerkt op .
Gratis downloaden
Geen account, geen proefperiode. Alle drie de bestanden hebben dezelfde velden.
- Download PDF
PDFPrinten en met de hand invullen. Eén A4 voor klembord of map.
- Download Word
WordEerst je eigen kop erop, daarna printen.
- Download Excel
ExcelUren uit Van/Tot, materialen en btw. Tweede tabblad is een voorbeeld.
Wat is een werkbon?
Een werkbon legt vast wat er op locatie is gebeurd: welke melding er lag, welke werkzaamheden zijn uitgevoerd, hoeveel uren eraan zijn besteed, welke materialen zijn gebruikt en wie er voor akkoord tekent. De bon hoort bij de uitvoering en is het bewijsstuk waar de administratie later op terugvalt.
Een werkbon is geen factuur. Voor de factuur gelden de factuureisen van de Belastingdienst. In de praktijk is de werkbon wél de bron waaruit de factuurregels worden overgenomen. Een uur of materiaal dat op de bon ontbreekt, wordt later een regel die op de factuur ontbreekt.
Drie bestanden, één veldenset
Welk formaat past bij je manier van werken?
Download ze alle drie als je nog niet weet wat in de bus blijft liggen.
| Formaat | Wanneer het past | Wat het niet doet |
|---|---|---|
| Printen, klembord, geen laptop op locatie | Rekent niet; je vult bedragen met de hand in | |
| Word | Eigen logo of adres eenmalig vastzetten en daarna printen | Rekent niet; het is een invulbaar document |
| Excel | Uren, stuks en btw moeten kloppen voordat de factuur volgt | Geen app: het bestand blijft op jouw schijf |
Inhoud van de bon
Wat er op een werkbon hoort te staan
Er bestaat geen wettelijk voorgeschreven opmaak. Wat een werkbon bruikbaar maakt is of iemand die er niet bij was, maanden later nog kan reconstrueren wat er is gedaan en waarom er iets in rekening is gebracht. Deze velden staan in de template.
- Bedrijfsgegevens: naam, adres, telefoon, e-mail, KvK- en btw-nummer.
- Klantgegevens: naam of bedrijfsnaam, contactpersoon, adres en telefoon.
- Werkbonnummer en datum, zodat de bon terugvindbaar is.
- Werklocatie, object en typenummer, wanneer die afwijken van het klantadres.
- De melding of opdracht zoals de klant die gaf.
- De uitgevoerde werkzaamheden in gewone taal, niet in interne codes.
- Gewerkte uren per monteur, met begintijd, eindtijd en uurtarief.
- Gebruikte materialen met aantal en prijs per stuk.
- Voorrijkosten en het btw-tarief dat je toepast.
- Wat er nog moet gebeuren, of welke vervolgafspraak is gemaakt.
- Handtekening van de klant en van de uitvoerder, met datum.
Zelf maken
Hoe kan ik zelf een werkbon maken?
Begin bij het einde: welke informatie heeft de administratie nodig om deze klus te factureren zonder terug te bellen naar de monteur? Dat is de minimale set velden.
Zet de velden in de volgorde waarin ze op locatie worden ingevuld: eerst wie en waar, dan wat er gemeld werd, dan wat er is gedaan, dan uren en materialen, en pas als laatste de handtekening. Nummer de bonnen doorlopend, zodat een ontbrekende bon opvalt.
De grens van een template
Wanneer een template niet meer genoeg is
Een blanco werkbon werkt tot het moment dat dezelfde gegevens op meer dan één plek moeten staan: in de planning, op de bon, in de urenregistratie en op de factuur. Vanaf dat punt is het probleem niet meer het formulier, maar de overdracht ertussen.
OmniTechs verkoopt geen werkbon-app en geen field-servicepakket. Wat wel gebeurt, is onderzoeken of bestaande software die overdracht al aankan voordat er iets nieuws bij komt.
Veelgestelde vragen over de werkbon
Hoe kan ik zelf een werkbon maken?
Neem de velden over die de administratie nodig heeft om te kunnen factureren, zet ze in de volgorde waarin ze op locatie worden ingevuld en nummer de bonnen doorlopend. De template op deze pagina is die set velden, klaar om aan te passen.
Is er een simpele werkbon-app?
Die bestaan, van verschillende leveranciers, en veel field-service- en boekhoudpakketten hebben er een ingebouwd. OmniTechs verkoopt er zelf geen en geeft daarom geen ranglijst. Kijk eerst of het pakket dat je al gebruikt deze functie heeft.
Is er een gratis werkbon-app?
Er zijn gratis instapversies, meestal beperkt in het aantal bonnen of gebruikers. De template op deze pagina is gratis en zonder account te gebruiken.
Is een werkbon hetzelfde als een factuur?
Nee. Een werkbon legt vast wat er is uitgevoerd en wordt op locatie ondertekend. Een factuur is het betaalverzoek en moet voldoen aan de factuureisen van de Belastingdienst.
Moet de klant de werkbon ondertekenen?
Het is geen wettelijke verplichting, maar wel de reden dat de bon bestaat: een ondertekende bon legt vast dat de klant heeft gezien wat er is gedaan.
Kan ik de template aanpassen aan mijn eigen bedrijf?
Ja. Word en Excel zijn bedoeld om aan te passen. Je mag de template gebruiken voor je eigen bedrijf. Hem als eigen product doorverkopen niet.
De bon is ingevuld. Waar blijft de informatie daarna hangen?
Wanneer dezelfde gegevens uit de werkbon nog een keer worden overgetypt in de planning, de urenregistratie of de facturatie, is dat de overdracht die het onderzoeken waard is.